เคล็ดลับใช้งาน Zoom สำหรับประชุมออนไลน์

ทุกวันนี้การประชุมออนไลน์กลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานประจำวันไปแล้ว โปรแกรม Zoom จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่หลายคนใช้เพื่อสื่อสาร ติดต่องาน หรือแม้แต่เรียนออนไลน์ การใช้ Zoom อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ได้แค่ทำให้การประชุมราบรื่นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้งานของคุณดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย

เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเริ่มประชุม

ก่อนที่คุณจะเข้าร่วมการประชุมผ่าน Zoom การเตรียมตัวล่วงหน้าคือสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการสร้างความประทับใจหรือรับผิดชอบในการนำเสนอเนื้อหา

1. ตรวจสอบอุปกรณ์ล่วงหน้า

• เช็กเสียงจากไมโครโฟนและลำโพง
• ทดลองเปิดกล้องและปรับมุมภาพให้เหมาะสม
• อัปเดตโปรแกรม Zoom ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุด

2. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

• อยู่ในพื้นที่ที่มีแสงสว่างเพียงพอ
• หลีกเลี่ยงเสียงรบกวน เช่น เสียงรถหรือเสียงคนพูดคุย
• จัดพื้นหลังให้น่ามอง หรือใช้ Virtual Background ของ Zoom

ตั้งค่าการประชุม Zoom ให้น่าใช้งาน

การตั้งค่าล่วงหน้าช่วยให้การประชุมผ่าน Zoom เป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่เป็นโฮสต์หรือผู้จัดการประชุม

1. สร้าง Meeting อย่างมืออาชีพ

1. ระบุชื่อการประชุมให้ชัดเจน
2. ตั้งรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัย
3. กำหนดเวลาและเปิดใช้งานระบบแจ้งเตือนผู้เข้าร่วม

2. แบ่งสิทธิ์ในการจัดการ

• มอบหมาย Co-Host เพื่อช่วยจัดการผู้เข้าร่วม
• กำหนดว่าใครสามารถแชร์หน้าจอหรือส่งข้อความได้

ใช้ฟีเจอร์เด่นของ Zoom อย่างมีประสิทธิภาพ

Zoom มีฟีเจอร์มากมายที่ช่วยยกระดับการประชุมของคุณให้น่าติดตามมากยิ่งขึ้น ลองใช้งานฟังก์ชันเหล่านี้เพื่อปรับประสบการณ์ประชุมของคุณ

1. แชร์หน้าจอ (Screen Sharing)

• แชร์สไลด์งานนำเสนอ เอกสาร หรือเว็บเบราว์เซอร์แบบทันที
• เลือกแชร์ทั้งหน้าจอ หรือเฉพาะแอปพลิเคชันที่ต้องการ

2. ใช้ห้องย่อย (Breakout Rooms)

• เหมาะสำหรับการเรียนหรือประชุมกลุ่มย่อย
• สามารถกำหนดจำนวนห้องและวางแผนการสลับผู้เข้าร่วม

3. Reactions & Poll

• แสดงอารมณ์โดยใช้ Emoji ทำให้บรรยากาศการประชุมไม่น่าเบื่อ
• ใช้แบบสำรวจ (Poll) เพื่อเก็บความคิดเห็นแบบเรียลไทม์

มารยาทและเทคนิคเล็กๆ ที่ช่วยให้ประชุมผ่าน Zoom มีคุณภาพ

นอกจากเทคนิคการใช้งานแล้ว การมีมารยาทและความเคารพต่อผู้ร่วมประชุมก็เป็นสิ่งที่ควรใส่ใจ

1. ปิดไมค์เมื่อไม่ได้พูด

เสียงรบกวนเล็กๆ น้อยๆ อาจทำลายสมาธิของผู้เข้าฟังได้ ดังนั้นควรปิดไมค์เมื่อคุณไม่ได้พูด

2. เปิดกล้องเมื่อเหมาะสม

การเห็นหน้ากันช่วยให้สื่อสารได้ดีขึ้น เลือกเปิดกล้องเมื่อจำเป็น โดยเฉพาะตอนพูดหรือสนทนาในกลุ่มย่อย

3. เตรียมตัวก่อนนำเสนอ

ซ้อมการพูดหรือแชร์หน้าจอล่วงหน้า หากมีเอกสารประกอบ ควรเตรียมไว้อย่างเรียบร้อยและพร้อมใช้งานทันที

ตารางเปรียบเทียบฟีเจอร์ Zoom ที่ควรรู้

การประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom ไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณรู้วิธีใช้อย่างถูกต้องและมีการเตรียมตัวที่ดี อย่าลืมนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปปรับใช้ในการประชุมครั้งถัดไป เพื่อให้คุณดูเป็นมืออาชีพและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น